Muito se ouve falar sobre otimização do tempo, mas às vezes as informações são bastantes complicadas e difíceis de aplicar. Mas não precisa ser assim, você pode, por exemplo, pegar um dos pontos que te impede de ser mais produtivo para começar a otimizar o seu tempo.
Isso porque o mais importante é ter controle sobre suas atividades e, assim, reduzir o estresse e aumentar a sua qualidade de vida.
Por isso, desenvolver essa habilidade é fundamental em todos os aspectos da vida, seja no trabalho, estudos ou atividades pessoais.
Se você vive com a constante sensação de que não dá conta de nada, que sua vida não anda, confira essas sete estratégias de otimização de tempo, escolha uma delas e comece a mudar esse sentimento.
Com a aplicação de algumas dessas técnicas práticas, você pode reorganizar suas tarefas de maneira mais eficiente e realizar suas atividades sem muitas cobranças. Continue lendo para conhecê-las.
7 estratégias comprovadas de otimização do tempo
Sabemos que gerenciar o tempo é uma habilidade-chave para o sucesso pessoal e profissional de qualquer pessoa. Por isso, não deveríamos tratar as horas dos nossos dias como se não houvesse amanhã, o que fazemos muitas vezes sem perceber.
Assim, para evitar que as horas do seu dia escorra pelos vãos dos dedos, confira algumas técnicas fundamentais para organizar suas tarefas e garantir sua execução no prazo.
1. Estruture sua lista de tarefas
O primeiro passo para o gerenciamento do tempo é conhecer quais são todas as suas atividades do mês, da semana e do dia. Para isso, faça uma lista com todas as suas tarefas, mesmo as pequenas. Isso te ajudará a separar o que é prioridade, o que é importante e o que é urgente.
A partir dessas informações estruture sua lista de tarefas. Faça isso mesmo que todos seus afazeres se acumularam tanto que tudo se tornou urgente. Se essa é a sua situação, siga a próxima dica.
2. Use a matriz de Eisenhower como bússola
Após listar suas tarefas, experimente usar a matriz de Eisenhower para priorizar suas tarefas categorizando-as em:
- Importante e urgente
- Importante, mas não urgente
- Urgente, mas não importante
- Nem importante, nem urgente.
Fazendo essa separação, além de evitar que tarefas menos críticas se tornem urgentes, você consegue solucionar as que já estão atrasadas.
3. Prazos realistas: sua chave para equilíbrio
Antes de definir um prazo, estude o tempo de execução para cada tarefa. Esse passo é importante para estipular prazos realistas, evitando, assim, compromissos impossíveis de executar.
Conhecer a duração de cada atividade, permite você se organizar para realizá-la. A partir daí, seu trabalho terá um fluxo mais equilibrado.
4. Incorpore técnicas de gestão do tempo
As três dicas anteriores são passos simples e fundamentais para a otimização de seu tempo, o que é suficiente. Mesmo assim, sempre que possível, e se considerar necessário, conheça outros métodos para melhorar seu foco, como:
- Técnica Pomodoro (bloco de 25 minutos com pausas)
- GTD (organização em listas)
- Kanban (gestão visual em colunas).
5. Delegue com sabedoria
Se ao organizar suas atividades, perceber que existem períodos de sobrecarga, considere delegar tarefas. Para isso, analise cada uma delas para identificar as que outras pessoas podem executar no seu lugar.
Dessa maneira, você aliviará sua carga e liberará tempo para tarefas mais importantes.
6. Minimize distrações, maximize produtividade
Vivemos em um mundo que nos oferecem diversos tipos de distrações. Não podemos esquecer delas, pois são as inimigas número um da produtividade. Para evitá-las, comece criando um ambiente de trabalho em que possa ficar livre delas, pequenas atitudes já são suficiente para fugir das distrações. Por exemplo:
- Colocar o celular no modo avião ou desligá-lo
- Fechar redes sociais
- Usar fones de ouvido para concentração.
7. Revisão diária para manter o rumo
Por fim, se deseja manter o controle sobre o seu tempo, precisa criar o hábito de revisar a sua lista de tarefas diariamente. Isso te ajudará a marcar as que concluiu e reorganizá-las de modo que consiga realizar cada atividade com tempo e qualidade.
Essas sete estratégias sobre otimização de tempo, não se trata apenas de trabalhar mais, mas de usar o seu dia de forma mais inteligente.
Resumindo, você viu neste artigo como aplicar pequenas técnicas de gerenciamento de tempo que incluem:
- Refletir sobre suas tarefas diárias
- Experimentar diferentes técnicas
- Ajustar conforme necessário.
Espero que essas informações sejam úteis para a sua otimização de tempo e se quer mais sugestões como essa, assine nossa newsletter.
